APCER | ISO DIS 9001:2015 Perspetivas Futuras

24 de Setembro de 2014

 

APCERLogoISO9001.jpgISO DIS 9001:2015 Perspetivas Futuras


Foi recentemente publicada para votação e comentários, a versão DIS da futura edição da norma ISO 9001:2015 Sistemas de Gestão da Qualidade - Requisitos, permitindo antever as principais alterações da futura edição, a ser publicada em setembro do ano que vem. Ao mesmo tempo a ISO e IAF tornam pública a primeira proposta de plano de transição para a futura norma, que ainda aguarda aprovação.

Neste artigo vamos dar conta das principais alterações previstas na futura norma, razões para mudança e disposições previstas para a transição da norma ISO 9001:2008 para a futura versão, actualizando a informação anteriormente transmitida aquando a publicação do CD1.

1. PRINCIPAIS ALTERAÇÕES

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Figura 1. Principais alterações propostas na versão DIS da futura ISO 9001:2015

1. Estrutura de alto nível e requisitos comuns: criada pela ISO com a finalidade de facilitar a integração de todos os requisitos das normas de sistemas no sistema de gestão da organização e facilitar a leitura e interpretação. A estrutura de alto nível distribui as cláusulas em 10 secções alinhadas na abordagem PDCA como forma de dar uma sequência lógica aos requisitos dos sistemas de gestão e propõe texto comum para requisitos muito estáveis dos sistemas de gestão, como sejam a informação documentada, ações corretivas, auditorias internas, revisão pela gestão, entre outros i).

2. Resultados pretendidos
: a ISO 9001:2015 reforça o enfoque nos resultados pretendidos do sistema de gestão da qualidade, isto é, na demonstração da conformidade dos produtos e serviços com os requisitos determinados e no aumento da satisfação do cliente. Este reforço é efetuado ao longo da norma em requisitos relevantes.

3. Abordagem por processos: é agora a abordagem sistémica do sistema de gestão da qualidade. Os requisitos associados à abordagem por processos estão mais claros e desenvolvidos na seção 4.4 Sistema de gestão da qualidade. Ao longo da norma são reforçados os requisitos relacionados com processos e aplicado o ciclo PDCA de melhoria contínua a cada processo.

4. Pensamento baseado em risco
: o risco, que se define como o efeito da incerteza nos resultados, sempre esteve implícito na norma de sistema de gestão da qualidade, cujo objetivo último é garantir a entrega do produto conforme, ou seja, prevenir o risco de entrega de produto não conforme e insatisfação do cliente. O pensamento baseado em risco é agora explicitado na norma e integrado nos requisitos do sistema de gestão da qualidade desde a implementação, manutenção até à melhoria contínua. Em conjunto com a abordagem sistémica do sistema de gestão substituem a necessidade de uma cláusula específica de ações preventivas, sendo a abordagem preventiva integrada no sistema e seus processos. A norma não requer a adoção de uma abordagem formal de gestão do risco deixando ao arbítrio das organizações a decisão sobre o modo como identificam e gerem riscos e oportunidades com impacto no SGQ e nos seus resultados pretendidos. No seu anexo informativo a DIS relembra que o nível de risco para o alcance dos objetivos da qualidade varia em função dos processos da organização e que o impacto de um produto não conforme pode ser muito distinto entre organizações. Assim, um produto não conforme pode resultar num inconveniente menor para o cliente ou pode ter consequências muito graves e até fatais, sendo expectável que o pensamento baseado em risco adopte metodologias mais ou menos desenvolvidas e adequadas às organizações.

5. Contexto da organização: é o conjunto de fatores internos e externos que podem afetar uma organização e deste modo ter impacto no planeamento do sistema de gestão da qualidade. A norma dedica as duas primeiras secções ao contexto: compreender a organização e o seu contexto e identificar necessidades e expectativas de partes interessadas, de modo a identificar questões e requisitos relevantes, mantendo esta informação revista e atualizada. A ISO 9001 torna claro que estas secções não alargam o âmbito de aplicação do sistema para lá da qualidade, ou seja para lá daquele que é o âmbito da norma. De modo algum implica que, no âmbito do SGQ, a organização tenha de considerar um requisito de uma parte interessada que não considere relevante, competindo à organização decidir se vai aceitar requisitos adicionais para satisfazer outras partes interessadas que não o requerido por esta norma. Em conjunto com o pensamento baseado em risco estas secções vêm permitir às organizações que as adotarem eficazmente uma capacidade de adaptar e planear o sistema de gestão a qualidade de modo adequado às suas necessidades, promovendo a identificação atempada da necessidade de introduzir alterações.

6. Gestão da mudança: a norma requer, em sede de planeamento, que sempre que ocorram mudanças no SGQ seja assegurado o seu correto planeamento e execução, clarificando assim o papel do planeamento do SGQ em contexto de mudança. Em conjunto com a ênfase no contexto, a introdução do  pensamento baseado em risco e a identificação de requisitos associados à gestão da mudança noutras secções relevantes da norma, vem dotar as organizações que implementam este sistema de lidarem com o ambiente cada vez mais complexo e dinâmico em que operam.

7. Definição do âmbito de aplicação do sistema e conceito de aplicabilidade: o âmbito do SGQ é agora definido e documentado pela organização referindo os produtos e serviços que são fornecidos e identificando as vizinhanças do sistema de gestão. O conceito de exclusões permitidas presente na edição de 2008 é abandonado e substituído pelo de aplicabilidade que refere que, se um requisito pode ser aplicado, deve ser aplicado, não podendo a organização decidir o contrário. A norma reconhece também que a extensão de aplicação pode variar com o contexto da organização podendo a organização documentar a justificação para sua não aplicabilidade, desde que demonstre que, da sua não aplicação, não resulta uma falha de alcançar a conformidade dos produtos e serviços ou de alcançar a finalidade de aumentar a satisfação dos clientes. Concomitantemente, houve um esforço de clarificação de linguagem e introdução de racionalidade para aplicação em pontos-chave da norma, como por exemplo os equipamentos de medição ou a concepção e desenvolvimento.

8. Clareza: de modo a facilitar o uso por um conjunto alargado e diversificado de utilizadores em diferentes pontos do globo e melhorar a utilização da norma, foi reforçada a necessidade de usar uma linguagem simples, sempre que possível não técnica e passível de tradução em diferentes idiomas. Para facilitar a leitura e compreensão, a terminologia aplicável faz agora parte integrante da norma de referência não necessitando de ser consultada num documento à parte. Adicionalmente, a Introdução e o Anexo A clarificam os conceitos novos e as principais linhas mestras em que a norma se baseia, ajudando o utilizador na sua leitura. O Anexo B contém os 7 Princípios da Qualidade ii), que foram uma entrada para a ISO 9001 e que se constituem como uma chave de leitura e interpretação correta da norma.

9. Melhor aplicabilidade a serviços: indo ao encontro de muitas dificuldades sentidas nas edições anteriores, a norma reforça a aplicabilidade a serviços através da utilização do termo produtos e serviços ao longo da norma, clarificação de linguagem e requisitos, redesenho de requisitos prescritivos orientados para produto, sendo agora mais fácil a sua interpretação no contexto destas organizações.

10. Menos requisitos prescritivos: a ISO DIS 9001 contém menos requisitos prescritivos, onde a prescrição diminuí a aplicabilidade dos requisitos a todo o tipo de organizações e onde aumenta o enfoque na demonstração do cumprimento do requisito versus demonstração do resultado pretendido, o que vulgarmente se diz fazer algo para cumprir a norma mas sem utilidade aparente para quem aplica.

11. Menos requisitos de documentação
: a norma atualiza o conceito de informação documentada, clarificando agora que a informação documentada pode estar em, qualquer suporte e meio, mas deixando de diferenciar explicitamente registo de documento, que passa a ser feito na norma através da expressão reter informação documentada ou manter informação documentada. A referência explícita a um manual da qualidade ou procedimentos documentados desaparece, sendo a organização alertada que tal não implica o abandono destes documentos caso já os detenha, mas dando a liberdade para outro tipo de estruturas de informação documentada que suportam o SGQ.

12. Mais requisitos de desempenho: com o enfoque no âmbito da norma de sistema de gestão da qualidade, no alinhamento do sistema de gestão com a intenção estratégica da organização e com a integração do sistema nos processos de negócio, a norma reforça a necessidade de formular cuidadosamente os objectivos da qualidade, planear e demonstrar a obtenção dos resultados pretendidos como modo de aumentar a confiança nas organizações e nos sistemas de gestão. Esta alteração, coloca novos desafios na demonstração da eficácia do sistema, quer para as organizações quer para os auditores internos e externos.

13. Conhecimento organizacional: a secção 7.1.6, reconhece a importância crescente do conhecimento e a necessidade das organizações o gerirem enquanto um recurso, incluindo o conhecimento detido pelo seu pessoal. A  norma requer que as organizações determinem qual o conhecimento que necessitam para a operação dos seus processos, obter a conformidade do produto e aumentar a satisfação do cliente, definindo as disposições necessárias para identificarem, manterem, desenvolverem e protegerem o conhecimento necessário. Na extensão necessária para lidarem com necessidades de mudança devem identificar a necessidade de acederem a novo conhecimento. O balanço entre o conhecimento detido pela organização e pelas pessoas ou disponibilizado por outros meios é deixado ao arbítrio da organização, sendo uma função do seu contexto.

14. Liderança: onde antes se falava da responsabilidade da gestão os requisitos são agora atualizados à luz do papel do líder na organização, explicitando os requisitos associados à demonstração da liderança e compromisso para com o sistema de gestão da qualidade, assumindo a responsabilidade última pelo sistema, assegurando a integração com os processos de negócio, estabelecendo unidade de propósito e direção e mobilizando e comprometendo a organização no seu todo. Deixa de haver a delegação de funções no representante da gestão.

15. Compromisso: o papel das pessoas com impacto no sistema de gestão da qualidade é também reforçado, obrigando a um maior compromisso para com o sistema de gestão da qualidade e o alcance dos seus objetivos. Há um  reforço na definição de papéis, autoridades e responsabilidades, para papéis relevantes da organização. 

2. RAZÕES PARA A  MUDANÇA

Com mais de 1,1 milhões de organizações certificadas iii) em todo o mundo a norma ISO 9001 é a norma mais popular de sistemas de gestão.

Seguindo o processo de revisão periódica das normas ISO foi decidido em 2012 que a norma necessitava de revisão, considerando que a norma se mantém relativamente inalterada desde a grande última revisão que ocorreu na edição de 2000.

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Figura 2 Razões para a mudança

Intenção estratégica e finalidade da revisão: A futura ISO 9001: 2015 pretende refletir as mudanças no ambiente em que é usada e assegurar que a norma se mantém adequada para o seu propósito.

A revisão deve assegurar

  • Atualização: considerar as mudanças nas práticas de sistemas de gestão e nas tecnologias e providenciar um conjunto estável de requisitos para os próximos dez anos ou mais;
  • Mudança: assegurar que os requisitos refletem as mudanças no ambiente cada vez mais complexo, exigente e dinâmico em que as organizações operam;
  • Facilitação: assegurar que os requisitos são definidos em termos que facilitem a sua implementação eficaz pelas organizações e avaliação em auditorias de certificação eficazes, quando aplicável;
  • Confiança: aumentar a confiança na capacidade da organização fornecer bens e serviços conformes, melhorando a sua capacidade de satisfazer os seus clientes e aumentar a sua confiança dos seus clientes nas organizações que têm sistemas de gestão da qualidade baseados na ISO 9001.


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O primeiro draft de comité foi aprovado pelos membros votantes da ISO 9001 com mais de 70% de votos positivos e quase 4000 comentários que foram objeto de análise e revisão pelo WG 24 tendo dado lugar à proposta da versão DIS, draft de norma internacional que se encontra em votação e comentários até início de outubro de 2014, pelo que a o projeto de publicação da norma se mantém sem desvios. 

4. TRANSIÇÃO PARA O NOVO REFERENCIAL

Embora ainda não estejam aprovadas, já estão publicamente disponíveis as disposições previstas para a transição para o novo referencial, imanadas pelo Fórum de acreditação Internacional (IAF) e pela ISO.

4.1 DISPOSIÇÃO PARA A TRANSIÇÃO DE CERTIFICADOS 

O prazo de transição é de 3 anos contado a partir da data de publicação da norma internacional, ou seja de setembro de 2015 a setembro de 2018 (dia a determinar em função a publicação da norma.

Só podem ser emitidos certificados segundo a nova norma após a sua publicação e em sequência de um processo de avaliação e auditoria segundo o novo referencial.

As certificações segundo a ISO 9001:2008 deixam de ser válidas a partir de setembro de 2018 (dia a determinar).

A partir de março de 2017 deixam de ser aceites novas certificações segundo a ISO 9001:2008.

A transição de organizações já certificadas só pode ocorrer após uma avaliação completa da norma de referência, na sua versão final publicada, que pode ser efetuada numa auditoria normal do ciclo (acompanhamento ou renovação) ou numa auditoria especial solicitada pela organização, podendo ser necessário tempo adicional de auditoria caso seja efetuada numa auditoria normal do ciclo.

As organizações poderão em breve solicitar à APCER uma avaliação preliminar (visita prévia) segundo a versão DIS da ISO 9001, cuja informação será brevemente publicada. 

4.2 ORIENTAÇÕES DO IAF E DA ISO PARA AS ORGANIZAÇÕES

As organizações são encorajadas a tomar conhecimento das alterações da norma a partir da fase DIS.

Para as organizações que começam a adotar a ISO 9001 recomenda-se que comecem desde a utilizar a nova norma.

Para as organizações que usam a ISO 9001:2008 o grau de alteração necessário vai depender do nível de eficácia e de maturidade do seu sistema de gestão da qualidade, das suas práticas e estruturas organizacionais recomendando-se uma avaliação o impacto de modo a identificar as necessidades de alteração, recursos e tempo necessários.

São sugeridas as seguintes acções para os utilizadores atuais da ISO 9001:2008

  • Identificar lacunas (gaps) que necessitam de ser endereçadas para cumprir os novos requisitos;
  • Desenvolver um plano de implementação;
  • Providenciar treino e sensibilização adequados a todas as partes com impacto na eficácia da organização;
  • Atualizar o sistema de gestão da qualidade para ir ao encontro dos requisitos e verificar a eficácia da atualização;
  • Onde aplicável, comunicar com o organismo de certificação para definir as ações para a transição.


A APCER disponibiliza ações de formação e ações de comunicação regulares segundo a versão DIS através de seminários organizados para os seus clientes.

Em dezembro inicia-se um conjunto de seminário e ações de comunicação sobre a nova norma que pretende chegar a todos os nossos clientes. Informação sobre o calendário das formações dos seminários é regularmente comunicada aos nossos clientes através do nosso website e newsletter.

Relembramos que a versão DIS ainda pode sofrer alterações técnicas pelo que se recomenda que, embora as organizações possam desde já começar a preparar a alteração, as mesmas não sejam introduzidas antes da publicação do draft final, versão mais estável da norma e prevista para julho de 2015.

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS: MUDAR PARA MELHOR

A futura versão da norma ISO 9001:2015 introduz um conjunto de alterações significativas que podem ter um impacto variável nas organizações. O impacto negativo que todas as alterações podem introduzir, pelo aumento de custos ou trabalho adicional, sem retorno, tem sido alvo da maior atenção, quer pelo WG 24 ao nível da alteração da norma, quer pelo IAF pelas disposições para a transição estabelecidas e aqui resumidamente comunicadas.

A futura edição, a ISO 9001:2015 tem como finalidade reforçar o papel da gestão da qualidade nas organizações, ajudando-a a desenvolver os seus sistemas como uma ferramenta de gestão eficaz para o alcance dos objetivos da organização relacionados com o enfoque no seu cliente, potenciando a sua integração efetiva no sistema de gestão e aumentando a confiança de todos os interessados na sua adoção e certificação.

A APCER recomenda às organizações que analisem as alterações propostas e que reflitam na adoção da futura norma numa perspetiva de desenvolvimento e melhoria, ou seja identificando oportunidades para o desenvolvimento organizacional e para o aumento da sua robustez.

Relembramos ainda, adicionalmente às recomendações dadas pelo IAF, que a futura norma contém já os requisitos necessários para identificar as mudanças necessárias, avaliar o seu impacto identificando riscos e oportunidades, planear a mudança e avaliar a sua eficácia.

Estamos assim confiantes que as mudanças introduzidas são para melhor e ajudarão as organizações a atravessar, com sucesso, a próxima década.

6. INFORMAÇÕES ÚTEIS

Para obter mais informação sobre o processo de revisão das normas ISO pode ser consultado o site da ISO.

A ISO/TC 176 disponibiliza um conjunto de informação pública relevante sobre a norma ISO 9001:2015 bem como as disposições para a transição. 

Para aceder a informação atualizada consulte regularmente o link

Joana dos Guimarães Sá
Diretora de Desenvolvimento APCER Representante IQNet na ISO/TC 176, SC 2 e WG 24:ISO 9001:2015

i) Para mais informações sobre a estrutura de alto nível, ver artigo anteriormente publicado pela APCER aquando publicação do CD1.
ii) Para informação mas pormenorizada sobre os 7 princípios de gestão da qualidade, ver artigo anteriormente publicado pela APCER aquando publicação do CD1.
iii) ISO Survey 2013

in sítio da APCER | Notícias | 2014-09-24

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